Inventarizace majetku

Účetní jednotky, mají ze zákona o účetnictví hned několik povinností, které se vztahují ke konci každého roku, respektive k datu, kdy účetní jednotka provádí řádnou účetní závěrku, popřípadě závěrku mimořádnou. V tento moment má účetní jednotka povinnost, provést takzvanou inventuru majetku a závazků, které jsou vedeny v jejím účetnictví.


Tento majetek a závazky musí odpovídat skutečnosti, pokud neodpovídá skutečnosti, je třeba, aby se případné rozdíly vyrovnaly. Pokud se jedná o inventarizaci zásob, tak tu lze provádět průběžně během celého roku. Co všechno ale samotná inventarizace zahrnuje a jak se vůbec provádí?

Fyzická a dokladová inventura

Inventarizaci majetku můžeme provádět jak fyzickou, tak dokladovou inventurou. U fyzické inventury vizuálně, tedy fyzicky zjišťujeme skutečný stav majetku, který porovnáváme s tím, co je zachyceno v samotném účetnictví. Fyzická inventura se provádí u majetku, který má hmotou povahu. Jedná se tak například o materiál na skladě, zboží či suroviny, které je možné převážit, přepočítat či přeměřit.

Dokladová inventura přichází na řadu tehdy, není-li možné provést inventuru fyzickou a to například z důvodu, že majetek nemá hmotnou povahu a provedení fyzické inventury je vyloučeno či se jedná o pohledávky či závazky, které se vyskytují mimo samotnou firmu, což mohou být různé smlouvy, úvěry, mzdové listy, výplatní pásky bankovní anebo úvěrové výpisy.

Pokud stavy majetku neodpovídají zachycení v účetnictví, je třeba případné rozdíly vypořádat a to například tak, že pokud došlo k poškození či zničení určitého majetku například zaměstnancem, je třeba, aby se hodnota tohoto poškozeného majetku promítla v jeho mzdě, jakožto předpis náhrady, kterou je třeba uhradit z jeho kapsy.

Dále se může stát, že dojde k přirozenému úbytku na materiálu, přičemž tento stav musíme rovněž zanést do účetnictví. Stejně tak může dojít k odcizení majetku či k tomu, že o majetku nebylo správně účtováno v době jeho pořízení. Veškeré tyto skutečnosti je posléze účetní jednotka povinna při inventarizaci objasnit, uvést na pravou míru a vypořádat inventarizační rozdíly.

Postup při inventarizaci

Inventarizace není pouze o provedení zjištění, jak je na tom skutečný stav majetku v porovnání se stavem účetním, nýbrž i o dalších postupech, kterými je třeba se při provádění inventarizace řídit. Po provedení inventury majetku je třeba, aby odpovědná osoba podepsala své závěry, ke kterým došla při fyzické či dokladové inventuře. Dále musí tento inventurní soupis podepsat i osoba odpovědná za provedení všech inventurních prací, dále je třeba zajistit skutečné stavy a vypořádat následné odchylky, ke kterým došlo v průběhu roku.

Neméně důležitou součástí celé inventarizace je i ocenění daného majetku a závazků a to k okamžiku, kdy došlo k ukončení samotné inventarizace. Dále je třeba určit, zapsat a zadokumentovat, kdy k inventuře došlo, kdo za ní byl odpovědný a jak celá inventura dopadla. Důležité je i uvedení samotného ukončení inventarizačních prací. Dále je třeba vyčíslit již jednou zmíněný rozdíl, ke kterému došlo a objasnit příčiny daného rozdílu. Účetní jednotka je totiž ze zákona povinna prokázat průběh inventarizace veškerého majetku a také závazků po dobu pěti let od jejího provedení.

Druhy inventarizace

Inventarizace se dále dělí do několika druhů, které se odvíjejí od toho, kdy se provádí anebo jakým způsobem se provádí.

Kdy se inventura provádí:
  • řádná
1) periodická inventura – vytváří se k okamžiku, kdy se sestavuje účetní závěrka
2) průběžná inventura – tu je možné provádět kdykoliv během celého roku dle potřeby

  • mimořádná
1) mimořádná inventura se provádí tehdy, dojde-li v podniku k jisté neočekávané situaci, kterou může být například živelná pohroma, vloupání či například i rozdělení uzavření jisté dohody o hmotné odpovědnosti konkrétního pracovníka či při sloučení anebo popřípadě i vzniku podnikání.

Inventura podle rozsahu:
1) úplná inventura – týká se naprosté většiny všech složek majetku a rovněž i závazků
2) dílčí inventura – týká se pouze některých složek majetku a také závazků

Termíny pro provádění inventarizace

Zákon každé účetní jednotce ukládá povinnost provádět svou inventarizaci majetku a závazků minimálně jednou ročně. Což pro většinu podniků znamená ke dni sestavení účetní závěrky. Inventarizaci je rovněž možné provést čtyři měsíce, které budou před rozvahovým dnem či jeden měsíc po něm. Důležité je, aby všechny údaje, které budeme inventarizovat, měly své jasné zákonitosti a byla u nich i věcná správnost. Roční inventura majetku je rovněž nedílnou součástí výpočtu, který bude rozhodovat o daňové povinnosti. Jak již bylo řečeno, prokazatelnost inventarizací musí být dohledatelná po dobu pěti let po provedení samotné inventarizace.

Jak se vypořádat s inventarizačními rozdíly?

Po provedení jakéhokoliv typu inventury účetní jednotka zjistí, jaké odchylky jejich účetnictví nyní vykazuje. Jedná se tedy o takzvané inventarizační rozdíly, se kterými je třeba se po provedení inventury poprat. Vzniknout mohou jak přebytky, tak i bohužel manka.

Přebytek

Pokud účetní jednotka zjistí po inventarizaci svého majetku přebytek, jedná se o stav, kdy je skutečný stav majetku vyšší než jeho zachycení v účetnictví. V tomto případě, tak nejspíše došlo ke špatnému zaevidování majetku firmy do účetnictví v okamžiku jeho pořízení.

Manko

Již o poznání méně milým zjištěním při inventuře je manko, které pro účetní jednotku znamená, že je skutečný stav nižší než stav účetní, který nelze doložit žádným adekvátním dokladem. Za manko se samozřejmě nepovažuje například úbytek materiálu, který se ke své povaze považuje za takzvanou přirozenou ztrátu do normy, což se většinou stává u různých sypkých materiálů.

Zjištěná manka ani přebytky mezi s sebou nelze v žádném případě kompenzovat a to až na jednu jedinou výjimku, kterou představuje neúmyslná záměna obdobného druhu majetku. Pokud je zjištěné manko prokazatelnou vinou některého ze zaměstnanců, předepíše se mu toto manko k úhradě.

Významná role opravných položek

Při samotné inventuře majetku rovněž zjišťujeme i stav ocenění majetku v účetnictví. Porovnáváme tedy skutečnou hodnotu majetku s jeho oceněním v účetnictví, a když zjistíme jistý nesoulad, provedeme opravnou položku. U některých druhů majetku se využívá i ocenění reálnou hodnotou či přecenění. Realizace opravných položek, tak hraje při celém procesu inventury majetku velmi významnou roli.

Kromě skutečného stavu majetku se tak účetní jednotka zaměřuje při inventuře na již zmíněné ocenění, které mnohdy neodpovídá zachycení v samotném účetnictví. V tomto případě se tak vytváří takzvaná opravná položka k majetku, která se užívá tehdy, je-li inventurou zjištěno, že skutečné ocenění majetku neodpovídá jeho ocenění v účetnictví, tedy je li například:

  • užitná hodnota zásob mnohem vyšší než samotné ocenění v účetnictví - v tomto případě neúčtujeme o přírůstku vzhledem k respektování takzvané bilanční zásady
  • užitná hodnota zásob mnohem nižší než samotné ocenění v účetnictví - v tomto případě je třeba zjistit, zda je sníženy hodnoty daného majetku trvalé či dočasné a podle toho se rozhodneme, zda vytvoříme opravnou položku či zda raději majetek zaúčtujeme jako manko z provozní činnosti.
Jak je tedy zřejmé, inventura je podstatnou součástí účetní závěrky hned z mnoha rozlišných důvodů, a tudíž je třeba k ní přistupovat velmi zodpovědně.