Inventarizace pokladny

Inventarizace pokladny se stejně tak, jako inventarizace majetku a provádí ve většině případů na konci roku, kdy je třeba sestavit účetní závěrku a provést nezbytné úkony, které povedou k vyčíslení daňové povinnosti za hospodářský daný rok. Inventarizaci pokladny je rovněž možné provádět i mimořádné, což v tomto případě znamená tehdy, dojde-li například k převodu hmotné odpovědnosti z jednoho zaměstnance na zaměstnance jiného či tehdy, dojde-li k vloupání a odcizení jistých finančních prostředků z pokladny. V opačném případě postačí, kdy se inventarizace pokladny provede pouze jednou v roce, jak ukládá zákon.

Stejně tak, jako u inventarizace majetku a je i v tomto případě nutné, posoudit skutečný stav pokladny se stavem, který je zachycen v účetnictví. To znamená, že při fyzické inventuře budeme pracovat zejména s výčetkou, na které je uveden konkrétní stav bankovek a mincí, které se nacházejí v pokladně. Tuto výčetku je třeba vyplnit bezesporu správně, aby nedošlo k chybnému zapsání celkové sumy, která se v pokladně aktuálně nachází.

Z konkrétního výčtu peněz může vzejít pouze shoda či manko. Pokud zjistíme shodu, nebudeme o ní účtovat, v případě, kdy ovšem zjistíme, že máme v pokladně manko, nezbude nám nic jiného, než manko zaúčtovat jako škodu na majetku či ho předepsat zaměstnanci, který měl za pokladnu hmotnou odpovědnost, k úhradě. Zaměstnanec může posléze manko zaplatit hned několika způsoby, tím prvním je možnost zaplatit manko hotově do pokladny, dále ho může zaplatit bankovním převodem či mu ho jeho mzdová účetní strhne z měsíční výplaty. Ať tak či onak, je třeba tuto situaci řešit a vhodně o ní účtovat ve prospěch pokladny.

Pokud nám v pokladně vznikne přebytek, budeme o něm účtovat ve prospěch účtu 668, který představuje ostatní mimořádné výnosy.

Inventarizace pokladny probíhá tak, že inventarizační komise či jiný člen podniku, jehož jmenuje jednatel, provede fyzickou inventuru pokladny. Tou se rozumí osobní účast při přepočítávání jednotlivých bankovek a mincí. Tímto přepočtem je následně zjištěn skutečný stav pokladny, který by měl souhlasit se stavem zachyceným v účetnictví. Bohužel ne vždy, tomu tak je a tak je třeba přistoupit k vyčíslení přebytku či manka.

Schodek v pokladně se dá řešit tak, že se musí určit, zda byl zaviněný či nezaviněný. Pokud došlo pouze k početní chybě, vše se dá vysvětlit, pokud došlo ovšem k odcizení hotovosti, prostoru na vysvětlování příliš není. V případě, kdy je pachatelem zaměstnanec, za svou chybu nese zodpovědnost v plné výši, je-li pachatel neznámý, celou věc řeší policie ČR. Po zjištěný skutečného stavu pokladny je třeba sepsat inventurní záznam, který bude obsahovat podrobně rozepsaný postup všech prací, spojených se samotnou fyzickou inventurou pokladny.

Stejně tak, jako je tomu u inventarizace majetku a závazků, i v případě pokladny je třeba se řídit jistými pokyny, které celou inventarizaci provedou až do zdárného konce. Po fyzické inventuře pokladny je třeba, aby se odpovědná osoba podepsala na inventurní záznam, který se výsledkem a procesem samotné inventury zabývá, rovněž je třeba objasnit rozdíly, které účetní jednotka v pokladně zjistila a ty dle pokynů vypořádat. Dále musí tyto záznamy obsahovat i údaje o tom, kdy inventura započala a kdy byla ukončena. Záznamy z průběhu inventury totiž musí být součástí dané účetní jednotky po minimálně pět následujících let.