Kaizen metoda

Kaizen je alternativní japonská metoda, která spočívá ve vytrvalém, postupném a soustavnému zlepšování procesů ve výrobě a řízení podniků. Poprvé byla metoda kaizen uplatněna v japonských firmách po 2. světové válce. Dnes je kaizen metoda používána po celém světě a velký vliv má například na styl amerického podnikání.

Slovo kaizen pochází z japonštiny a znamená “zlepšení” či “změna k lepšímu”. Použitím tohoto slova odkazuje na různé filozofii a postupy, jejichž hlavním účelem je neustálé zlepšování se a odstranění plýtvání (tzv. muda). Nejlépe kaizen metoda funguje tehdy, stane-li se podnikovou filozofií společnou pro všech její zaměstnance od uklízeček až po nejvyšší management.

Kde všude lze kaizen metodu uplatnit?
  • při optimalizaci procesů a pracovních postupů
  • při zvyšování kvality a snižování zmetkovitosti
  • při zvyšování úspory materiálu a času
  • při snižování nákladů
  • při zvyšování bezpečnosti práce a snižování úrazovosti
  • při zlepšování komunikace mezi zaměstnanci a kultury ve firmě
  • při motivaci zaměstnanců

Kaizen a pět základní elementů

Základem je přitom vysoká kvalita produktu či služby. Je-li výrobek či služba kvalitní, zisk se dostaví. V opačném případě to však nefunguje (špatná kvalita přináší pouze krátkodobý zisk). Kontinuální zlepšování v menším rozsahu je vždy lepší než nárazové zlepšení.

Aby bylo možné uplatnit kaizen metodu efektivně a jejím prostřednictvím tak dosáhnout úspěšného funkčního kaizen systému, je nutné vzít v potaz pět základních elementů (prvků).

Těmito základními elementy jsou:
  1. Týmová práce - kaizen metoda vyžaduje, aby všichni zaměstnanci ve společnosti pracovali jako jeden perfektně sladěný tým
  2. Osobní disciplína - u zaměstnanců je vyžadována sebekázeň a loajalita, která se projeví především v krizových situacích
  3. Vysoká morálka - je v zájmu zaměstnavatele zvyšovat pocit sounáležitosti zaměstnanců vůči firmě a jejich práci ocenit například různými benefity
  4. Kroužky kvality - “nemyslící pracující stroje” nejsou žádoucí, žádoucí je pozitivně smýšlející zaměstnanec, který je schopen kreativního myšlení, žádoucí je vzájemné předávání si zkušeností, technologií, myšlenek apod.
  5. Návrhy na zlepšení - každý zaměstnanec má právo přijít s jakýmkoliv novým nápadem či návrhem na zlepšení a to bez ohledu na jeho funkci či pozici ve firmě

V momentě, kdy firma splňuje těchto pět základních prvku kaizen metody, je na nejlepší cestě, jak se zlepšovat v každém směru a zvýšit tak kvalitu svých služeb i výrobky, s čímž souvisí i úspěch a zisk.

Kaizen tým

Prvním základním elementem je kaizen tým, který je založený na vzájemné intenzivní spolupráci, naladění na stejnou vlnu a důvěry mezi všemi zaměstnanci firmy. Vytvořit takový dobře fungující kaizen tým však není vůbec jednoduché.

Kaizen tým tvoří zaměstnanci, jejímž společným cílem je zlepšování svého pracoviště (gemba) a práce jako takové. K dosažení svého cíle využívají své schopnosti, znalosti a zkušenosti, veškeré dostupné informace a dat a potřebné nástroje. Tento přístup je označován jako trvalý přístup (tzv. PDCA cyklus).

5 kroků, jak vytvořit kaizen tým:
  1. Najděte problém, který je nutné zlepšit
  2. Stanovte konkrétní požadavky na členy týmu
  3. Stanovte kaizen tým - počet členů, místo jednání, rozpočet, časový rozvrh, způsob komunikace apod.
  4. Trénujte/proškolte členy týmu, aby získali potřebné znalosti
  5. Ukončete práci zrealizováním vhodného zlepšení

Kaizen workshop

Aby se kaizen metoda stala automatickou součástí pracovního dne, je vhodné pořádat pravidelné kaizen workshopy. Na workshopu s předem definovanou strukturou a zaměřením na konkrétní problémy by se měli účastnit ideálně všichni členové týmu. K základní pravidlům takového kaizen workshopu patří kromě úzkého zaměření, spíše kratší doba trvání (max. 5 dní dle složitostí problému a tématu) a realizace zlepšení nejen vymýšlení a plánování zlepšení.

Proces kaizen workshopu:
  • Proškolení členů týmu
  • Analýza stávajícího stavu
  • Navržení možných zlepšení
  • Definice cílového stavu
  • Prioritizace opatření
  • Trénink navržených standardů pro všechny členy týmu
  • Realizace zlepšovacích návrhů

Kaizen metoda a PDCA cyklus

PDCA cyklus bývá také označován jako Demingův cyklus. Metodu popsal W. E. Deming, jejím skutečným autorem je však jeho duchovní otec Walter A. Shewart. PDCA metoda znamená postupné zlepšování kvality produktů, služeb, procesů, dat, aplikace a další tím, že dochází k neustálému opakování čtyř hlavních činností.

Čtyři hlavní činnosti PDCA cyklu:
  • P = Plan - navržení a naplánování zlepšovacího návrhu
  • D = Do - realizace naplánovaného zlepšení
  • C = Check - kontrola, zda zlepšení opravdu funguje
  • A = Act - implementace zlepšení do celkové praxe

Demingův či PDCA cyklus funguje na stejném principu jako kaizen metoda. Dnes Demingova metoda patří k základním přístupům dobrého manažera, který ví, že přesně stanovený cyklus činností či kroku vede k neustálému zvyšování kvality zejména v oborech, které se zabývají výrobní činností.

Kaizen a Kroužky kvality

Kroužky kvality (Quality Circles) patří mezi pět základních elementů kaizen metody. Jejich autorem je Kaoru Ishikawa, který při vývoji úzce spolupracoval s Japonskou unií vědců a inženýrů. Kroužek kvality je pět až 11 odborníků, kteří se společně zaměřují na zlepšování kvality. Většinou se jedná o zaměstnance s vysokou pracovní kázní, morálkou a ještě lepšími pracovními výsledky.

Ve společnostech, kteří používají kaizen metody, je členství v takovém Kroužku kvality považováno za vysoce prestižní záležitost. Podporuje je management a navržená zlepšení jsou implementována v podstatě okamžitě. Odmítnutí návrhu na zlepšení je výjimečná událost, která vyžaduje odpovídající odůvodnění.

V praxi mají Kroužky kvality velmi motivační působení. Členové jsou motivovány k lepším pracovním výkonům. To ale platí i pro ostatní, kteří mají ambice se do takového kroužku dostat. Podporují seberealizaci a osobní rozvoj a zároveň zvyšují sounáležitost ve společnosti.

Kaizen a Muda

V podnikovém managementu, který funguje na základě metody kaizen, se používá zvláštní pojem muda, což lze do češtiny přeložit jako plýtvání. Jednoduše řečeno se jedná o různé druhý plýtvání či spíše ztrát, které zvyšují ztráty, snižují efektivitu a společnosti nepřidávají žádnou přidanou hodnotu.

Se zlepšování tak souvisí i potřeba identifikace a odstraní všeho, co lze označit za zbytečné plýtvání zdroji, časem, materiálem, znalostmi apod.

Kaizen rozlišuje celkem 7 + 1 druhů plýtvání:
  1. Čekání (Waiting) - zbytečné prostoje, neustále čekání
  2. Zásoby (Inventory) - zbytečné skladování
  3. Přemisťování (Transport) - nelogický a zbytečné stěhování materiálů či produktů a výrobků
  4. Zmetky a vady (Defects) - výroba vadných produktů
  5. Nadvýroba (Over-production) - výroba nevyžádaných a neobjednaných produktů navíc
  6. Nadbytečné zpracování (Over-processing) - zbytečné zpracování nebo kvalita, není-li objednaná
  7. Zbytečné pohyby (Motion) - zbytečný a neefektivní pohyb zaměstnanců

Někdy bývá uváděný ještě jeden osmý druh plýtvání, kterým je Lidé (People, Creativity and Motivations, Skills), který za zbytečné plýtvání označuje nevyužitý potenciál zaměstnanců.

V případě nevýrobních a administrativních činností kaizen užívá sadu “nové druhý plýtvání”:
  1. Lidský potenciál - např. nevyužitá tvořivost či kreativní smýšlení
  2. Informační systém - využívání nevhodných či nefunkčních systémů
  3. Nejasná strategie - nelogické kroky a činnosti, které jsou mimo strategii
  4. Tržní příležitosti - nevyužité příležitosti
  5. Administrativa - zbytečné papírování a administrativa
  6. Čas zákazníka - zbytečné zatěžování zákazníka a plýtvání jeho časem

Kaizen a pokročilá metoda 5S

Pro implementaci pokročilejších metod se hodí metoda či systém 5S, jehož cílem dodržování a stabilizování navržených pracovních standardů a procesů. Název je odvozen z počátečních písmen japonský slov - Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu a Shitsuke.

  • Seiri (Utřídit) - základem je rozlišit činnosti (věcí, nástroje, výrobky) na potřebné věci využívané denně, na věci, potřebné občas a na věci nepotřebné vůbec. Nepotřebné věci se vyhodí.
  • Seiton (Uspořádat) - uspořádání věcí přehledně tak, aby k nim byl snadný a rychlý přístup. Každá věc má mít své pevně stanovené místo.
  • Seiso (Udržování pořádku) - každý zaměstnanec dbá na udržování pořádku a čistoty na svém pracovišti
  • Seiketsu (Určit pravidla) - stanovení standardů, pravidel a kroků sloužících k dodržení prvních třech kroků, nejlepší je vykonávat práci jednoduše a stejným způsobem
  • Shitsuke (Upevňovat a zlepšovat) - v podstatě jde o vytvoření jednotné firemní kultury s cílem neustálého zlepšování stavu pracoviště