Kanban metoda

Kanban metoda je efektivní systém řízení zásob, ale i činností ve firmě. Využít jej lze nejen v pracovním, ale také každodenním životě. Cílem této metody je co nejlépe synchronizovat toky. Kanban metodu vymyslel Japonec Taiiči Óno, přičemž Japonské slovo kanban znamená cedule, karta, štítek či lístek.

Pro správné řízení firmy je velmi důležité mít dostatek zásob, ani málo, ale ani hodně. Příliš velké množství znamená zbytečné zadržování finančních prostředků v nich uložených, malé zásoby zase mohou omezit či zpozdit výrobu a dodávku produktů či služeb. Japonská metoda Kanban představuje možnost, jak nastavit řízení zásob správně a efektivně.

Kanban je osvědčené řešení, které pomáhá řešit problémy spojené s vysokými náklady v případě personálních zdrojů, kvality či zásob, vysokými zásoby, výpadky výrobních procesů v důsledků malých zásob apod. Cílem je dosáhnout maximálně plynulého toku materiálu. Kanban je označován za tahový systém řízení výroby.

Kanban metoda - vznik

Kanbanu je součástí Toyota Production System (TPS)m což je inspirativní systém pro řízení známý jako just-in-time. Inspiraci Kanban našel také u dalšího japonského systému a to Kaizen metody spočívající v kontinuálním zlepšování či muda zabývající se neproduktivní činností.

Pracovníci v Toyotě používale malé kartičky kanban, aby se vzájemně informovali od krocích ve výrobě. To urychlovalo komunikaci mezi nimi a umožnilo tak další optimalizaci vedoucí ke zrychlení výroby a omezení plýtvání.

Kanban metoda - jak vypadá

Jednoduše řečeno Kanban je velmi užitečný nástroj, jak se neztratit ve velkém množství požadavky, které je potřeba zrealizovat. Abychom si Kanban metodu vysvětlili co nejjednodušeji, vysvětleme si jej na praktickém využití v každodenním životě. Kanban je v podstatě jedna velká tabule, která má několik sloupců. Každý úkol by měl začít v prvním sloupci a končit v posledním. Mezi typické cykly patří například:

Informace
To Do
Nápady, tipy, zásobník (Backlog)
Schváleno
In progress (v procesu, ve výrobě, pracuje se na tom)
Check (kontrola)
Implementace
Done (Uděláno, připraveno)
Closed (Uzavřeno, dokončeno)

Všichni zúčastnění vždy ví, v jaké fázi se konkrétní činnost (úkol, výroba) nachází, a každý ví, co má udělat. Jakmile dotyčný úkol dokončí, přesune kartu s úkolem do odpovídajícího sloupce. Díky tomu se zjednodušuje komunikace mezi účastníky a zlepšuje přehled o jednotlivých krocích.

Příklad č. 1:

Zákazník vyjme z regálu požadované zboží.
Prodavač ze zboží sejme dopravní karty a položí je na předem určené místo.
Dopravní karty z předaného zboží jsou poslány do skladu.
Sklad doplní zboží v regálech. Z tohoto zboží sejme výrobní karty a nahradí je dopravními kartami.
Výrobní karty jsou poslány do továrny, která tak rovnou ví, kolik má čeho vyrobit.
Na nově dodané zboží jsou umístěné výrobní karty a čekají, až budou doplněný do regálů, kde je nahradí zase dopravní karty.
Jeden cyklus je uzavřen a může se opakovat donekonečna.

Příklad č. 2:

Dělník má podavače na díly.
Z podavače bere díly a montuje je.
V místě, kde je třeba objednat nové díly, je umístěná barevná kartička.
Jakmile na ni dělník narazí, vezme ji a hodí do příslušného kastliku.
Kastlíky pravidelně obchází jiný zaměstnanec, který je sbírat a zajišťuje objednávky.

Dokud není předchozí krok dokončený, nesmí začít práce na dalším kroku. Tímto způsobem se zabrání tomu, aby narůstalo množství rozpracovaných a nedokončených úkolů. Při přípravě a zadávání nových úkolů je samozřejmě nutné přihlížet ke kapacitě jednotlivých zaměstnanců, aby nedocházelo k jejich přetížení.

Velkou pozornost je třeba věnovat vymezení, kdy je úkol dokončen a kartu tedy lze přesunout do dalšího sloupce. Všichni účastníci by měli znát jasná pravidla a kritéria. To platí nejen pro jednotlivé stavy, ale především pro poslední DONE, kdy byl proces dokončen a uzavřen.

Kanban metody - 5 principů

Vizualizuj - tabule rozdělíme na vertikální sloupce (stavy) a nazveme je dle potřeby (viz. výše), práci rozdělíme na části, které je potřeba udělat (tasks) a každý task přidělte do odpovídajícího stavu
Limituj - neděláme na více věcech najednou, vezmeme jednu věc a doděláme ji
Kontroluj (flow) - kontrolujeme průměrný čas splnění tasků, za který přejde ze stavu To Do do stavu Done (tzv. Lead time)
Nastav přesné procesy - vše by mělo být jasně definované a hlavně srozumitelné
Hledej příležitosti pro zlepšení - snažíme o zlepšení celkového fungování projektů či procesů

Kanban metoda- základní pravidla

Aby bylo možné ve firmě zavést Kanban systém, je nutné znát jeho pravidla a striktně je dodržovat. Jinak Kanban metoda nemůže úspěšně fungovat.

Každý účastník dělá pouze to, co má v popisu Kanban karty. Ani víc, ani míň.
Každý účastník je povinen po ukončení své činnosti odebrat kartu a vložit ji do následujícího sloupce, aby další pracující poznal, že je na něm řada a mohl odvést svou práci.
Nejsou-li na Kanban tabuli žádné Kanban karty, nikdo nic nedělá.
Vyskytne-li se chyba, je přerušen provoz (činnosti) až do jejího odstranění. Pokračováním činnosti se chyby násobí a zvětšují.
Veškerá činnost by měla být navazující a plynula bez zbytečných prostojů, čekání, apod.

Na Kanbanu metodu je nutné připravit a proškolit všechen personál. Kanban metoda bude fungovat nejlépe ve firmě, která má:

dobře proškolené a motivované zaměstnance
připravené zaměstnance ochotné v případě nutnosti dělat přesčasy
vysoký stupeň opakování výroby, minimální výkyvy v poptávce
harmonizované kapacity
rychlé postupy a odstraňování vzniklých poruch a chyb
výkonná kontrola na pracovištích
připravený management

Kanban metoda - hlavní nástroj Kanban board

Základním nástrojem je Kanban board (Kanban tabule), což je vlastně nástěnka neboli přehledová tabule. Většinou se jedná o jednoduché elektronické programy, ke kterým mají přístup pouze ti, kterých se to to týká. Může ale jít o fyzickou tabuli. Kanban board může mít různý obsah, které závisí na konkrétní náplni.

Kanban staví na 3 pilířích:

vizualizace procesu
omezení množství rozpracované práce
řízení času na průchod procesem

Všechny Kanban board vychází ze základního modelu, který má 3 hlavní stavy:

To Do (zásobník práce)
Doing, In progress (rozpracované)
Done (dokončené)

Každý úkol dostane svou vlastní kartu, kde jsou přidělené a popsané činnosti, termíny, členové apod. Dle potřeby lze přidávat další a další stavy. Pro lepší přehled je možné používat odlišné barvy, ikonky,, šablony a spousty dalších nástrojů.

Jako dobrý tip se jeví barevné odlišení kroků jako například:

modra - nový požadavek
červená - chyby
zelená - splnění
oranžová - riziko

Kanban metoda - přínosy

Hlavním cílem Kanban metody je podporovat automatickou výrobu na objednávku, bez větších investic redukovat zásoby a dodržovat termíny. Aby to bylo možné, je nejprve nutné vyvážit výrobní kapacity. Přínosy kanban metody je třeba rozlišit u informačních toků a materiálových toků:

Informační toky

Kanban metoda zjednodušuje plánování tím, že postupně nahrazuje tzv. vertikální informační toky. To znamená, že celý projekt (např. požadavek zákazníka) je naplánován jako jeden proces rozdělený do několika úkolů, přičemž každý díky příslušné Kanban kartě ví, co má udělat, do kdy a zná všechny další podrobnosti úkolu.

Materiálové toky

Kanban metoda umožňuje řídit pohyb materiálu v předem definovaných mezích. Každý produkt má vlastní karty, kde jsou nastaveny minimální a maximální stavy hladin. Každý tedy může jediným pohledem zjistit stav rozpracované výroby pro každý produkt. Tímto způsobem lze dosáhnout zkrácení doby výroby, zvýšení flexibility i vyšší konkurenceschopnosti firmy.

Další přínosy Kanban metody:

Zvýšení flexibility procesů
Definování pracovního postupu vyhovujícího potřebám celého týmu
Snadná implementace a porozumění
Zlepšení a zjednodušení toku dodávek
Umožnění nepřetržitého pracovního postup bez přerušování
Efektivní řízení událostmi než přístupem orientovaným na čas
Ideální pro soudržné a proaktivní týmy