Konfirmace

Tento článek vás podrobně seznámí s pojem konfirmace a to zejména v zaměření na podnikovou praxi. Nejprve se podíváme na různé významy tohoto termínu, pak jak probíhá navazující inventarizace i jak se účtuje, dále vám ukážeme vzor textu konfirmačního dopisu (který jak uvidíte je poměrně jednoduchý) a nakonec vše porovnáme s mnohem formálnějším způsobem – vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků. Vzor žádosti naleznete na konci článku. 

Co je konfirmace v podnikové praxi?

Znamená potvrzení či utvrzení. Jedná se o písemné potvrzení objednávky, popř. jiného právního úkonu, který byl učiněn méně průkazným způsobem, např. telefonicky.

Naproti tomu cílem vzájemného odsouhlasení pohledávek a závazků je odstranění možných rozdílů v identifikaci vzájemných vztahů mezi významnými konsolidovanými jednotkami státu a to ještě před odesláním účetních záznamů do centrálního systému účetních informací státu. Provedením vzájemného odsouhlasení pohledávek a závazků se má předejít výskytu případných rozdílů v rámci nastavených kontrol.

Konfirmace a její významy

Konfirmace (z latinského con-firmatio, tj. upevnění, potvrzení) může znamenat například:
  • V protestantských církvích obřad dospělosti, resp. obřad přiznání se ke svému křtu v dětském věku, obdobný katolickému biřmování
  • V diplomatice ověření a potvrzení listiny
  • Konfirmace v právu znamená potvrzení privilegií, obsahující někdy doslovné opisy potvrzované listiny
  • Pokud se ověřuje a kalibruje zařízení, systém, prostor, pak se jedná o konfirmaci. Je to ověření a potvrzení listiny (protokolu, inspekční zprávy) aj.
  • Termín konfirmace se používá také ve smyslu potvrzení platnosti teorií a hypotéz (více viz verifikace)

Verifikace

Pojem verifikace pochází také z latiny, z lat. verificare – dokázat, zjistit. Verifikací se myslí ověření pravdivosti, postup, jímž je možno zjistit, zda nějaké tvrzení je pravdivé, event. za jakých podmínek či předpokladů je pravdivé. 

Základním požadavkem na verifikaci je, aby každá verifikační procedura byla efektivní. Tj. aby konečným počtem operací bylo
možno zjistit, zda dané tvrzení je pravdivé či nikoliv.

V teorii verifikace existuje i tvrzení, které říká, že v libovolné konečné posloupnosti verifikačních procedur existuje posloupnost minimální. Nalezení minimální posloupnosti má velký význam pro zkrácení a tím i zjednodušení verifikačních postupů.

Inventarizace závazků

Veškeré závazky jsou předmětem inventarizace (§ 29 - § 30 Zákon o účetnictví). V případě závazků se přitom aplikuje inventura dokladová, kdy se provádí porovnání evidenčního stavu všech závazků dle účetnictví (respektive stavu zjištěného z účetních dokladů) s jejich skutečnou výší a zaznamenání do inventurního soupisu.

Pokud jde o vlastní zjištění a prokázání reálného stavu závazků, pak samozřejmě platí obecný požadavek poctivého a věrného účetního obrazu a dostatečné prokazatelnosti inventarizace.

Nejdůkladnějším postupem je, pokud si účetní jednotka nechá písemně (obvykle e-mailem) odsouhlasit stav závazků každým ze svých věřitelů. Například tak, že zašle svým obchodním partnerům inventurní soupisy závazků k jejich potvrzení či sdělení výhrad – tzv. konfirmace.

Zákon tuto formu inventarizace závazků výslovně nevyžaduje, avšak platí, že je to forma nejvíce prokazatelná, pokud jde o doložení reálného stavu závazků. Je však nutné počítat s větší administrativní zátěží, zejména pokud jde o podnik s velkým počtem věřitelů a závazků.

Za dostatečné a z hlediska prokazatelnosti přiměřené lze ve většině případů považovat písemné potvrzení správnosti inventarizačního soupisu závazků příslušnou odpovědnou osobou (tj. například jednatelem s.r.o.), s případným odsouhlasením stavu závazků ze strany věřitelů jen u významných titulů.

Obecně lze doporučit, aby konfirmační seznamy závazků zasílané věřitelům k odsouhlasení obsahovaly i informaci ve smyslu, že případné nevyjádření se k předmětnému soupisu závazků ze strany věřitele bude dlužník považovat za odsouhlasení. To umožní dokončit inventarizační práce v případě nesoučinnost věřitele.

Jak zaúčtovat rozdíl z konfirmace závazků?

Firma vede PÚ a ověřuje staré zůstatky z minulých let na závazcích a pohledávkách pomocí konfirmací. Dodavatel poslal v konfirmaci 0, čili firma eviduje závazek, který není vymáhaný.

Vyruší se daná částka na MD-321 a D-6xx? Jak je to daňově uznatelné? To samé je v případě pohledávek? Pokud se takto "odpisuje" závazek", jedná se o daňový výnos (321/648), pokud se jedná o pohledávku, je možné tvořit předtím daňovou opravnou položku (558/391), popřípadě to odepsat rovnou nedaňově (546/311).

Vzor textu konfirmačního dopisu

Ve většině jde konfirmační dopis vytisknout přímo z programu. Najdete jej zpravidla v tiskových sestavách.

Pokud ne, je potřeba si vytisknout závazky (pohledávky) dle odběratelů a zaslat jim to k odsouhlasení k 31. 12. s průvodní větou: „Ve smyslu zákona o účetnictví č.563/91Sb.§30 o inventarizaci majetku a závazků Vás žádáme o potvrzení našich pohledávek (závazků) k 31. 12. XX dle níže uvedeného rozpisu:“ a přiložit seznam závazků (pohledávek).

Obecný postup práce účetní při konfirmaci závazků je takto. Pokud saldo souhlasí se stavem, dá se razítko a podpis, eventuálně se připíše „souhlasí“.

Pokud saldo nesouhlasí, napíše se "nesouhlasí" a vypíšou se důvody proč (např. chybí nějaká faktura, nemají započtenou poslední platbu atd.), plus opět razítko a podpis. Pokud nesouhlasí, je třeba také dohledat proč, vesměs jsou na vině špatně napárované platby či chybějící faktury.

Konfirmační dopis vs. uznání závazků a pohledávek

V praxi je běžné, že podniky v rámci inventarizačních prací při zjišťování skutečného stavu majetku posílají dlužníkům k odsouhlasení evidenci zůstatků pohledávek a závazků, což rozhodně nemá stejný účinek jako písemné prohlášení o uznání závazku podepsané osobou, která je oprávněna za společnost jednat.

Mezi další způsoby uznání závazku ze strany dlužníka patří placení úroku z dlužné částky a částečné plnění závazku.

Konfirmační dopis (jak se tato písemnost odborně nazývá) přitom přímo nenahrazuje oboustranný právní akt (tj. písemné prohlášení nazývané Uznání závazků a pohledávek, které musí být podepsán statutárním orgánem, příp. osobou, která je za společnost oprávněna jednat a nikoliv pouze účetní, příp. auditorem.

Přestože tedy potvrzení konfirmačního dopisu dlužníkem ověřuje správnost účetních záznamů, nemusí být pro vymáhání pohledávek dostačující. Mezi další způsoby uznání závazku ze strany dlužníka patří placení úroku z dlužné částky (na základě penalizačních faktur) a částečné plnění závazku, což lze opět podrobně dokladovat z výpisů informačního systému BCS.

Vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků

Kdo má povinnost stanovit pohledávky a závazky?

Následující texty vycházejí z metodické pomůcky pro vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků, kterou najdete pod tímto odkazem.

Podle § 22 odst. 1 konsolidační vyhlášky státu si konsolidovaná jednotka státu (která splňuje podmínky významnosti podle § 9 a 10 konsolidační vyhlášky státu) stanoví výši ocenění pohledávek a závazků (dále jen „hladiny významnosti“), podle které bude prováděno vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků.

Jedná se o:
  1. vybranou účetní jednotku podle § 1 odst. 3 zákona o účetnictví splňující podmínky pro předávání Pomocného analytického přehledu podle technické vyhlášky o účetních záznamech, a v případě obce pouze o takovou obec, jejíž počet obyvatel zveřejněný Českým statistickým úřadem je na počátku bezprostředně předcházejícího účetního období roven nebo větší než 10 000, a pro případ dobrovolného svazku obcí o takový, který bude mít povinnost předávat Pomocný konsolidační přehled,
  2. účetní jednotku, která není vybranou účetní jednotkou, pokud sestavuje konsolidovanou účetní závěrku podle zákona o účetnictví nebo pokud za účetní období (pro které sestavuje účetní závěrku) splní alespoň jedno z kritérií níže:
  • výše netto (čistých) aktiv vykázaných v účetní závěrce více než 100 000 000 Kč,
  • výše CZ vykázaných v účetní závěrce více než 100 000 000 Kč,
  • celkové výnosy, podělené počtem započatých měsíců, po které trvalo účetní období, a vynásobené dvanácti, více než 100 000 000 Kč.

Kdo má povinnost odsouhlasit pohledávky a závazky?

Podle § 22 odst. 2 konsolidační vyhlášky státu provede konsolidovaná jednotka státu, která splňuje podmínky významnosti podle § 9 a 10 konsolidační vyhlášky státu (viz odstavec výše) vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků před předáním účetních záznamů podle konsolidační vyhlášky státu a technické vyhlášky o účetních záznamech.

Konsolidovaná jednotka státu není povinna provést vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků, jejichž hodnota se nachází pod stanovenou hladinou významnosti.

Dva vybrané způsoby stanovení hladiny významnosti:
  1. Procentem z celkového součtu jednotlivých pohledávek na příslušných syntetických účtech, kde určení výše procenta je ponecháno na rozhodnutí účetní jednotky.
  2. Posouzením částek jednotlivých pohledávek včetně zohlednění četnosti jejich výskytu. Obdobným způsobem se mohou stanovit hladiny významnosti pro vzájemné odsouhlasení závazků.

Doporučený způsob vzájemného odsouhlasení pohledávek a závazků dle Ministerstva financí ČR

Doporučeným způsobem vzájemného odsouhlasení pohledávek a závazků je posouzení celkové sumy všech pohledávek a všech závazků vůči jednomu partnerovi. Hladina významnosti se posuzuje jednotlivě pro pohledávky a pro závazky.

ÚJ, které mají vnitřní směrnicí stanovený jiný způsob vzájemného odsouhlasení pohledávek a závazků, mohou postupovat v souladu s touto směrnicí.

Postup odsouhlasení pohledávek a závazků

Hladiny významnosti uvádí spravující jednotka podle § 3 písm. b), c), d) a e) v seznamu účetních jednotek patřících do dílčího konsolidačního celku státu (dále jen „seznam“) u účetních jednotek, které sama zřídila, založila, nebo ve kterých uplatňuje vliv na řízení a ovládání bez ohledu na jeho výši.

Takové účetní jednotky by měly příslušné spravující jednotce sdělit své posuzované hladiny významnosti. Na základě seznamů Ministerstvo financí ČR zveřejní výčet konsolidovaných jednotek státu, které jsou zahrnuty do příslušného konsolidačního celku státu. Součástí tohoto výčtu jsou i uváděné hladiny významnosti konsolidovaných jednotek státu.

Ve výčtu konsolidovaných jednotek státu uveřejněného na internetových stránkách Ministerstva financí ČR si konsolidovaná jednotka státu sama musí vyhledat partnera a zjistí si jím stanovené hladiny významnosti. Jestliže je konsolidovaná jednotka státu povinna provést vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků, zašle partnerovi žádost o odsouhlasení výše ocenění pohledávek a závazků ve stavu k 31. 12. posuzovaného účetního období, včetně všech informací potřebných pro efektivní a správné vzájemné odsouhlasení.

Případné rozdíly jsou mezi konsolidovanými jednotkami státu vyrozuměny a pak postupují takovým způsobem, aby došlo ke vzájemné shodě. Forma komunikace pro vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků je ponechána na rozhodnutí účetních jednotek (telefonicky, e-mailem nebo jiným obdobným způsobem).

Příklad :

Konsolidovaná jednotka státu (dále jen „KJS“) si podle § 22 odst. 1 konsolidační vyhlášky státu stanoví výši ocenění pohledávek a závazků, od které bude prováděno vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků.

KJS Alfa má stanovenou hladinu významnosti pro odsouhlasení pohledávek a závazků v součtu 30.000,- Kč. Vůči KJS Beta eviduje pohledávky v celkové výši 50.000,- Kč a závazky v součtu 100.000,- Kč. Z výčtu konsolidovaných jednotek státu uveřejněného na internetových stránkách Ministerstva financí ČR KJS Alfa zjistí, že:

  • KJS Beta má stanovenou hladinu významnosti pro odsouhlasení pohledávek a závazků ve výši 10.000,- Kč. KJS Alfa kontaktuje KJS Beta (e-mailem, telefonicky apod.) a ta je povinna provést odsouhlasení pohledávek a závazků,
  • KJS Beta má stanovenou hladinu významnosti pro odsouhlasení pohledávek a závazků ve výši 60.000,- Kč. KJS Beta je povinna provést odsouhlasení závazků KJS Alfa, nebo
  • KJS Beta má stanovenou hladinu významnosti pro odsouhlasení pohledávek a závazků ve výši 120.000,- Kč. KJS Beta není povinna provést odsouhlasení a KJS Alfa ji nemusí kontaktovat.

Možný postup v případě vzniku rozdílu

KJS Beta potvrdí KJS Alfa svou sumu pohledávek ve výši 100.000,- Kč a celkové závazky ve výši 90.000,- Kč. Vznikne tak samozřejmě rozdíl ve výši 40.000,- Kč. Pracovníci obou účetních jednotek si zašlou seznamy neuhrazených faktur, případně dalších účetních záznamů. Pak se pracovníci obou účetních jednotek kontaktují s cílem dosažení oboustranné shody. To by mohlo být např., že jejich vzájemný zůstatek je 75.000,- Kč.

Rozdíl by mohl být způsoben na obou stranách z různých důvodů, jako jsou zaúčtováním na účet nesprávného partnera, překlepem při zapisování částky faktury nebo fakturou sice zaplacenou, ale prozatím účtovanou jako neidentifikovaná platba přijatá aj.

S cílem, aby účetní výkazy obou KJS podávaly věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví, dohodnou se na úpravě účetních zápisů.

Vzor žádosti o vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků uváděný MF ČR

Žádost o odsouhlasení pohledávek a závazků
Vážený pane/paní XY,
v našem účetnictví jsou k 31. 12. 2015 evidovány následující zůstatky pohledávek a závazků, jejichž přehled je součástí přílohy. Prosíme Vás o jejich potvrzení. V případě nalezených rozdílů vás prosím o neprodlené kontaktování. Děkuji Vám.
S pozdravem
Přílohy: Žádost o vzájemné odsouhlasení pohledávek a závazků