Outsourcing
Během několika posledních let se outsourcing do značné míry změnil. Každá firma ho přitom využívá naprosto stejným způsobem, jako tomu bylo dříve. Některé ho do značné míry povyšují a jiní ho zase berou jako běžnou součást každé větší či menší společnosti.
Bohužel ještě ovšem celá řada lidí absolutně vůbec neví, co přesně si mají pod tímto slovíčkem představit. Netuší rovněž k čemu je vůbec dobrý, jak ho mají a také mohou využít a co by jejich firmě přinesl za významná pozitiva. Rovněž tápou nad tím, zda si podobnou službu ve svých podmínkách vůbec mohou dovolit.
Co si můžeme představit pod pojmem outsourcing?
V překladu znamená slovo outsourcing doslova vyčleňování. Základní princip pojmu outsourcing zní, že si ho firma vybere z jistého důvodu, a to zejména pro svou ucelenou činnost na kterou byla firma doposud sama. Tudíž firma v rámci outsourcingu provozuje činnost jako externí spolupracovník a bere na sebe veškerou zodpovědnost, tedy na sebe bere veškerou zodpovědnost z vykonávané činnosti.
Zmíněná externí firma, která je provozovatelem outsourcingu, vykonává svou činnost a to například účetnictví, jako formu služby dané společnosti. Tato služba má posléze takzvaný sekundární efekt na celé řízení cashflow. Faktem ovšem i přesto zůstává, že po jakékoliv formální stránce je takováto outsourcovaná činnost firmy od samého počátku vykonávána pro společnost externím dodavatelem služeb. I v tomto případě ovšem stále hovoříme o outsourcingu, a to i přesto, že z dané firmy nebyla tato činnost de facto nikdy vyčleněna.
Mezi typický příklad outsourcingu patří zejména právní služby. Tato činnost má za úkol připravovat a také schvalovat různé smlouvy a zastupovat danou firmu zejména při právních sporech. Firma si tak pro dané účely najímá podnikového právníka, který toto vše řeší. K jeho zmíněné činnosti je zapotřebí hradit jeho mzdu a také další nemzdové náklady, mezi které se řadí zejména superhrubá mzda.
Dále mu musí poskytnout čtyři týdny dovolené, placená volna, odpovídající místo v prostorné kanceláři, počítač, telefon, rovněž mu musí zaplatit náklady na energii a další provozní náklady, které s touto činností souvisejí. Je zapotřebí si uvědomit, že se musí v kanceláři v zimě topit, zaměstnanec rovněž bude chodit na toaletu a využívat vodu ve firmě. S tím vším se musí počítat. Pokud ovšem bude chtít firma svého podnikového právníka či dokonce celé toto oddělení takzvaně outsourcovat, bude si muset najmout advokátní kancelář.
Tuto advokátní kancelář si může najmout takzvaně ad hoc, kdy v tomto případě zaplatí za každý výkon či úkon zvláště anebo také v rámci nějakého měsíčně stanoveného paušálu. V tomto případě může například získat jistý objem i rozsah právních služeb předem a podobně.
Další časté outsourcingové profese
Mezi další velmi časté případy outsourcingu, patří například účetní služby, ostraha různých objektů, webhosting, úklidové služby, výroba různých propagačních předmětů anebo také nákladní doprava a mnohé další.
Pokud bychom se podívali na outsourcingové služby ze striktního pohledu, patří mezi něj také pošta, která by si mohla rovněž své zásilky sama rozvážet anebo také výroba elektrické energie a podobně.
Ovšem v praxi se za outsourcing tyto služby většinou nepovažují i přesto, že existují jisté výjimky, a to například pokud bychom hovořili o velkých strojírenských podnicích, které například elektrárnu v areálu mají, ovšem odebírají ji někde úplně jinde.
Outsourcing a insourcing
Při outsourcingu hovoříme o naprostém vyčlenění jisté činnosti ze společnosti. Avšak je pravdou, že stále více firmy využívají spíše takzvaný částečný outsourcing. Podobně typickým outsourcingem je zejména již jednou zmíněné účetnictví, kdy musí každá větší firma, která má své vlastní účetní středisko, na audit najmout i přesto externí firmu. To znamená, že je zapotřebí, aby firma svůj audit outsourcovala.
Dále se jedná o právní služby, kdy v mnoha případech větší firmy, které disponují vlastním právním oddělení najímají na jisté právní úkony jiné advokátní kanceláře, které se specializují na danou činnost. Mimo jiné například také přepravní společnosti, jenž vedle svých kamionů využívají také služeb u svých externích přepravců, kdy se obvykle jedná například o tažné koně, které vlastní živnostníci a podobně.
Mimo jiné také outsourcing využívají různé výrobní podniky, kterým v jistém okamžiku chybí výrobní kapacity. V tom případě si tak najmou dostatečné kapacity zejména od své přímé konkurence či popřípadě od firmy, která bude podnikat v podobném obor, tudíž bude mít k ruce potřebné stroje. Mimo outsourcingu také existuje jistý insourcing, který využívají zejména firmy, které provádějí danou činnost prostřednictvím externí firmy a svépomocí ji jednoduše nikdy nevykonávali. Jedná se v praxi zejména o insourcování webhostingu, to znamená, že si firma pořídí svůj vlastní webový anebo poštovní server a také insourcování jistých účetních služeb.
K čemu outsourcing slouží?
Z marketingového průzkumu je patrné, že outsourcing ve většině případů firmy využívají zejména z toho důvodu, aby se mohli primárně soustředit na svůj takzvaný core business, tedy na hlavní předmět svého podnikání. I přesto to ovšem v praxi není až zase tak úplně pravda.
Outsourcing především slouží k tomu, aby ušetřil dané firmě peníze, tedy k tomu, aby firma docílila takzvaného poměru ceny a také výkonu. V mnoha případech sice outsourcing peníze po stránce výsledného cashflow neušetří, ovšem za více peněz můžete tímto způsobem získat například o poznání lepší službu, což pro vás bude přínosnější nežli samotný zisk.
Pro příklad by šla uvést například přeprava 10 tun pšenice do Prahy ze samotného Hradce Králové. Za pomoci firemního auta, které využívá zejména jednatel společnosti a při rozdělení do několika dílů, by tento úkon mohl zvládnout jeden jediný zaměstnanec, který by k tomuto úkonu spotřeboval zhruba 3 pracovní dny.
V případě, kdy si ovšem najmete kamion, jenž bude zásilku přepravovat na místo k zákazníkovi v celku a napoprvé, bude to sice pro zákazníka o něco málo dražší, avšak pro zákazníka i pro image vaší společnosti o poznání lepší. Outsourcing vám tak v tomto ohledu přinese ten možná nejlepší poměr ceny a výkonu, kdy vás celá akce vyjde mnohem levněji, než kdybyste si například chtěli koupit kamion a odvést celý náklad na vlastní pěst.
Jak je na tom outsourcing po finanční stránce?
Mezi důležitou vlastnost outsourcingu patří zejména fakt, že veškeré investiční a také mzdové náklady jsou převedeny na provozní náklady, které ocení hned celá řada různých firem, ale také veřejných institucí, ve kterých jde o poměrně značný rozdíl v oblasti finančních výdajů a příjmů, dále také ve státních institucích, kde je situace obdobná.
Převod veškerých investičních nákladů na dané služby vás tak především zbaví problémů, které plynou z odepisování o poznání dražšího majetku a v některých případech také řeší problémy s ekologickou likvidací všech vysloužilých zařízení. Rovněž řeší problémy se získáním jistých certifikací a také lidí s jistou kvalifikací a podobně.
Co může firmě outsourcing přinést?
Pokud shrneme veškeré výhody outsourcingu, hovoříme zejména o tomto:
· Uvolnění jistých firemních zdrojů
Pokud budeme outsourcovat vybranou činnost, rozprodejem nepotřebného majetku získáme dostatečné množství zdrojů, které poté můžeme využít k financování našich dalších investic. Například můžeme investovat do nákup materiálu atd.
· Snížení firemních rizik
Ten, kdo poskytuje outsourcing velmi často garantuje své služby ve formě takzvaného SLA, tedy Service Level Agreement, jistou úroveň dostupnosti svých poskytovaných služeb. Ovšem je také otázka, jak velká by byla sankce za porušení daných služeb.
Ovšem je třeba zmínit také fakt, že typická rizika, mezi které patří například provádění činnosti laikem a svépomocí, onemocněním zaměstnance, poruchou stroje či jiným prostojem, přecházejí v případě outsourcingu na poskytovatele těchto služeb. Daná společnost si poté nechá vyplatit rizikovou prémii, a i přesto tento proces celou firmu vyjde mnohem levněji než jakákoliv činnost, která by byla vykonávána svépomocí.
· Zvýšení flexibility
Na základě outsourcingu můžeme velmi flexibilně měnit své typické požadavky na jistý typ služby. Firma tak může docílit něčeho, co by jí za jiných okolností trvalo mnohem déle, a to zejména z toho důvodu, že by jí to stálo více lidské práce a také personálních kapacit. Například pro přípravu vstupu dané společnosti na burzu s cennými papíry anebo u právních služeb. Dále by to také vyžadovalo mnohem více dodatečných investic a času.
· Snížení provozních nákladů
V případě, kdy je poskytovatel outsourcingu schopen danou činnost provádět mnohem levněji než samotná firma, která daných služeb využívá, dojde k tomu, že se sníží provozní náklady. To se týká zejména outsourcingu opakovaných, nárazových či příležitostných činností. Jednat se může o nahodilou nákladní autodopravu, o účetní závěrku a mnohé další.
· Mnohem snazší a přesnější plánování
Tento efekt je způsobem zejména tím, je firma umí poměrně dobře vyčíslit své náklady, které jsou spojeny s její činností. Pokud si necháme externě zpracovávat například účetnictví, budeme vědět, že za tyto služby měsíčně platíme zhruba 10.000 Kč. V tomto případě nám je přitom jedno, zda danému účetnímu dojde papír do tiskárny, toner či onemocní, naše cena za tyto služby zůstane neměnná. Rovněž budete tímto způsobem vědět, že za nalakování jednoho z našich výrobků zaplatíme zhruba 20.000 Kč a nebude nás zajímat, že má daný stroj, který je k lakování využíván například aktuální poruchu, kterou je třeba odstranit či že mu končí životnost.
· Máme přístup ke kvalitnějšímu vybavení a také k lidem
Mimo jiné si firma, která provozuje outsourcing, může dovolit lépe technicky vybavená zařízení, mnohem kvalitnější pracovní sílu a mnoho dalšího, co by si samotná firma, která outsourcing využívá, dovolit v žádném případě nemohla. Poskytovatel daného outsourcingu se totiž vždy soustředí pouze na jeden jediný obor, tedy druh činnosti, kterému se věnuje. Pro případ můžeme uvést opět účetnictví. Mimo jiné také dostupné kapacity v mnoha případech pronajímá také jiným zákazníkům či vícero zákazníkům najednou, což mu v praxi umožní získat lepší vybavení, lepší pracovní sílu a další potřeby pro výkon činnosti.
Kdy se vyplatí outsourcovat?
Najmout si outsourcing je vhodné zejména v případě, kdy by nás vlastní činnost vyšla mnohem dráže než v případě, kdy bychom se pustili do outsourcingu. Dále je vhodné se zamyslet nad tím, zda mám dostatečnou kapacitu a také kvalifikované pracovníky na to, aby bylo možné danou činnost efektivně provozovat přímo v sídle své firmy. Pokud ovšem přijdete na to, že je pro vás outsourcing pro všech stránkách mnohem výhodnější, není na místě přemýšlet nad plusy a mínusy podobných interních služeb a rovnou si je objednat.