Jak dlouhou uchovávat účetní doklady?

Přidal hana, dne 8. 10. 2018, 0x

Podnikání přináší podnikatelům kromě kýženého úspěchu a zisku rovněž i celou řadu povinností, které je třeba splnit. Ne nadarmo se totiž říká, že podnikání je z velké části zejména o papírování a to zejména z toho důvodu, že celou řadu dokumentů je třeba uchovávat i po několik desítek let. Archivace dokumentů je totiž dána zákonem a každý podnikatel tento zákon musí bezpodmínečně dodržovat. Ne každý ovšem tuší, jaké doklady a jak dlouhou je třeba uchovávat. Tudíž se pojďme podívat na to, jak dlouhou je uchovávat účetní doklady abychom se vyhnuli případným potížím a pokutám.

5, 10 a klidně i 30 let

Ano, lhůta pro archivaci je v určitých případech i úctyhodných 30 let. Lhůty archivace rozhodně nejsou jednotné, vždy je třeba si uvědomit, jaké dokumenty se chystáte archivovat. Nejenže tím předejdete problémům s úřady, které dohlížejí na archivaci účetních dokladů, ale rovněž se i z ryze praktických důvodu vyhnete nepříjemnostem se skladováním těchto dokumentů. Abyste měli přehled v zákonech, které se archivací zabývají, musíte si nejdříve uvědomit, pod který zákon daný dokument spadá. Na některé dokumenty se totiž váže hned několik zákonů najednou, a tudíž je třeba dodržet nejdelší možnou lhůtu archivace, která se na daný dokument vztahuje. Nejčastěji se o archivaci účetních dokladů dočtete v Zákoně o účetnictví, Zákoně o DPH, Zákoně o dani z příjmu, z daňového řádu či ze Zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Na základě posouzení toho, který zákon se na daný dokument vztahuje, posléze můžete začít archivovat a to na pět, deset či třicet let.

Jednotlivé druhy lhůt pro archivaci účetních dokladů

Pokud budeme hovořit o účetní závěrce či výroční zprávě, tak tu je nutné uchovávat po dobu nejméně deseti let, která počíná koncem daného účetního období, kterého se bezpodmínečně týká. Dokumenty, mezi které spadají například účetní knihy, odpisové plány, účtový rozvrh, účetní doklady a inventurní soupisy mají ze zákona stanovenou lhůtu archivace na pět let. Stejně jsou na tom i veškeré účetní doklady, které prokazují vedení účetnictví dané firmy. Uchovávat doklady můžete jak formou technickou, listinou, tak i smíšenou. Všechny tyto doklady musí být opatřený buď vlastnoručním podpisem či podpisem elektronickým. Je třeba rovněž pamatovat na to, že ne všechny typy inkoustů jsou věčné, tudíž je třeba myslet i na stálost jednotlivého vzhledu dokumentů k archivaci. Daňové doklady, se pyšní lhůtou pro archivaci 10 let a tou nejdelší možnou lhůtou archivace je lhůta 30 let stanoven u mzdových listů a příloh zaměstnaneckých karet jednotlivých pracovníků podniku.

Co praví zákon o DPH?

Daňové doklady je třeba dle zákona o DPH uchovávat po dobu deseti let a to od konce zdaňovacího období, ve kterém ke zdanitelnému plnění došlo. Po dobu deseti let tak tvůrce tohoto dokladu zodpovídá za jeho správnost, neporušitelnost obsahu a rovněž i věrohodnost původu celého dokladu. Kromě jiného musí být vždy a za každých okolností správci daně umožněno nahlédnout po tuto dobu do daňového dokladu, za který nese společnost odpovědnost. Uchovávat v tomto případě můžete doklady rovněž i elektronickou formou, kdy musí být doklady opatřeny právoplatným elektronickým podpisem.

Mzdové listy zaměstnanců spadají pod nejdelší archivační lhůtu

Nejdelší lhůta a to ta třicetiletá se vztahuje na mzdové listy zaměstnanců daného podniku. Přesně po tuto dobu má podnikatel ze Zákona o organizaci a provádění sociální zabezpečení povinnost uchovávat veškeré doklady, které se vztahují k zaměstnancům, jenž měli co dočinění s danou firmou. Lhůta třicet let je v tomto případě stanovena zejména pro účely důchodového pojištění, pro které jsou k výpočtům důchodů jednotlivých zaměstnanců nadmíru důležitá. Osoba, která totiž není například spokojená s výpočtem svého důchodu, se může obrátit na OSSZ, která posléze bude požadovat od všech zaměstnavatelů žadatele potřebné dokumenty.