Jak napsat pozvánku, aby pozvaní přišli

Přidal tomasnovak, dne 16. 10. 2018, 0x

Pozvánka je důležitý formální dokument, kterými hosty chceme nejen pozvat, ale především nalákat na nějakou akci. Vyžaduje to o trochu více fantazie tak, aby pozvánka nevyzněla lákavě jako myslivecký bál, na kterém se bojíte koupit lístek do tomboly, abyste náhodou (či spíše omylem) nepřivezli domu hlavu mrtvého prasete.

Dovolujeme si vás srdečně pozvat na jakousi akci, která vás s největší pravděpodobností nezajímá. Přesně tak vyzní pozvánka na cokoliv s oním obligátním vyčpělým začátkem, který umí dobře jediné - odradit všechny návštěvníky. Zachránit mizernou a špatně napsanou pozvánku může jedině luxusní raut, kterému neodolá nikdo. Jedná-li se totiž o akci spojenou s bohatým občerstvením, stačí napsat, přijďte se najíst. Program podstatnou část hostů už zajímat nebude.

Jak vylepšit pozvánku - buďte neformální

Pokud nechcete pozvaného hosta odradit hned v prvních dvou vteřinách, je třeba si s pozvánkou trochu vyhrát. Nechcete přece, aby vaše několika hodinová práce skončila ve virtuálním nebo dokonce reálném odpadkovém koši. Jedná se sice o formální dokument, to však neznamená, že pozvánka musí být nutně formální nebo dokonce příšerně nudná. Samozřejmě záleží na tom, o jakou akci se jedná. Jsou akce, kde jsou nudné pozvánky vyžadovány. Na nich se ale výborně najíte :)

Při tvorbě originální pozvánky se zkuste zamyslet nad tím, co by na nějakou akci nalákalo vás? Napište si to a snažte se to sdělit pozvaným ve dvou třech větách. Nezapomeňte na zajímavou fotografii nebo obrázek, který přitáhne pozornost pozvaných jako první.

Podrobnosti o akci rozepište pod hlavním textem. Ale ani zde nesklouzněte k nudným klišé. Zkuste udržet radost a očekávání z pořádané akce. Vypíchněte hlavní události a zkuste zapomenout na příliš často používaná slova typu “tradiční, originální, každoroční”. Čtenáře nemáte odlákat, ale navnadit.

Praktické informace nechte na konec včetně výše vstupného, pokud na akci nějaké je. Pokud se vám hosta podaří nalákat, se vstupným se smíří spíš, než když onu sumu vidí hned v prvním řádku ;)

Obsah pozvánky - co nesmí chybět v žádné pozvánce

Jedna věc je lidí nalákat, druhá je poskytnout všechny důležité informace. K čemu bude pozvanému úžasná pozvánka, když nebude tušit, kde a kdy se akce koná? Pojďme se tedy podívat na údaje, kterému by měla obsahovat každá pozvánka.

Samozřejmě platí, že forma a podoba pozvánky se odvíjí od konkrétní akce. Pokud chystáte soukromou narozeninovou oslavu pro pár nejbližších přátel, se kterou stejně již všichni počítají, pak bude stačit vytvořit událost na FB. I zde je ale potřeba pozvané neustále informovat a osvěžovat jim paměť, abyste na své vlastní oslavě neskončili sami.

Místo akce

Údaj, bez kterého pozvánka není žádnou pozvánkou, ale zbytečným cárem papíru. Popis místa akce musí být naprosto přesný tak, aby pozvaný neměl pochyb o tom, kam se má dopravit. Vždyť názvy vesniček i ulic si mohou být velmi podobné. Ideální je pozvánku doplnit o přesnou mapu včetně informací ohledně možností dopravy či parkování. Mějte na mysli důležitou informaci - čím více to lidem ulehčíte, tím spíše přijedou.

Datum a čas akce

Přijet na místo ve špatný den také není zrovna ideální způsob, jak si vytvářet dobré vztahy. Na pozvánce tedy musí být uvedené přesné datum - den, měsíc i rok a samozřejmě čas. Zásadní je začátek akce. Pokud však akce končí v přesný čas, uveďte je také. Informace, že akce trvá do osmi večer, a pak hosty pošlete domů, je rozhodně důležitá. Vyplatí se také uvést, ve který den v týdnu se akce koná. Je lepší hned vědět, že se koná v úterý nebo sobotu, než zdlouhavě listovat kalendářem.

Program akce

Hosté by také měli vědět, co je čeká. Rozdíl samozřejmě je, jedná-li se o soukromou narozeninovou oslavu, koncert, veletrh, hudební festival či dětský den na vesnici. Vždy je dobré návštěvníkům předhodit, na co se mohou těšit. V případě rozmanitého programu je vhodné napsat, kde a kdy se co koná. Hosté si tak snáze naplánují příjezd a nezískají pocit, že se vrhají do neznáma. Málokdo vyrazí na hudební festival na blind, aniž by věděl, jaké kapely na něm budou hrát a kdy.

Fotky a obrázky lákají

Vybavte si filmové plakáty nebo plakáty lákající na koncerty, výstavy a festivaly. Jako první vás zaujme vizuální podoba plakátu, tedy obrázek nebo fotka. Teprve poté se zaměříte na samotný text. Toto pravidlo platí pro jakoukoliv pozvánku. Připojte pěknou fotku a pozornost máte zaručenou. Textem ji buďte udržíte nebo ztratíte.

Formátujte text pozvánky

Tento odstavec považujete za užitečnou radu na závěr. Dávejte si pozor na jednolitý text. Při psaní textu si pohrajte s tím, jak vypadá. Nebojte se zvýraznit důležité informace a použít odrážky. Lidské oko tyto detaily vnímá jako první, zvlášť ve chvílích, kdy se mu to nechce číst, nebo je v časové nouzi. To ale neznamená, že tučný musí být celý text. Někdy méně znamená více, myslete na to :)